О работе архивного отдела Администрации Лутугинского района в ходе брифинга рассказала начальник архивного отдела Администрации Татьяна Леонидовна Турчина.
Татьяна Леонидовна напомнила, что согласно Положению об архивном отделе Администрации Лутугинского района Луганской Народной Республики, утвержденному распоряжением Главы Администрации Лутугинского района от 25.02.2016г. № 123, основными задачами архивного отдела являются:
- реализация политики Луганской Народной Республики в отрасли архивного дела и делопроизводства на территории Лутугинского района, ведение учета, обеспечение сохранности архивных документов, которые находятся на хранении в архивном отделе, использование сведений, которые содержатся в данных документах, осуществление контроля за деятельностью архивных учреждений и служб делопроизводства, обеспечение соблюдения законодательства Луганской Народной Республики по вопросам архивного дела.
- В архивном отделе на данный момент находятся на хранении документы 117 фондов в количестве 6743 дела, в том числе:
управленческой документации: 70 фондов в количестве 4517 дел;
документов по личному составу: 47 фондов в количестве 2226 дел.
Архивный отдел Администрации проводит работу согласно годовому плану работы, согласованного с Государственной архивной службой Луганской Народной Республики, - разъяснила начальник архивного отдела Администрации.
Также Татьяна Леонидовна сообщила, что за текущий период 2019 года архивным отделом выполнены определенные виды работ:
- на основании Порядка формирования Архивного фонда Луганской Народной Республики, выявления, приема на государственное хранение архивных документов и организации их использования, утвержденного постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 09.08.2016 № 408» проведено 2 проверки, а именно:
- тематическая проверка в Государственном унитарном предприятии Луганской Народной Республики «Редакция «Трудовая слава» на тему: «Упорядочение архивных документов украинского периода Районного коммунального предприятия «Редакция « Трудовая слава» Лутугинского района Луганской области;
- тематическая проверка в Профсоюзной организации «Лутугинская районная организация профсоюза работников образования и науки Луганской Народной Республики» на тему: «Упорядочение архивных документов украинского периода Лутугинской районной профсоюзной организации работников образования и науки Лутугинского района Луганской области;
- формируются наблюдательные дела юридических лиц района;
- проведена сверка наличия дел постоянного срока хранения, которые находятся на хранении в архивном отделе, проверено семь фондов в количестве 1165 дел, оформлено семь актов проверки наличия и состояния дел, семь листов проверки наличия и состояния архивных документов. За аналогичный период 2018 года проведена сверка наличия 5 фондов в количестве 811 дел;
- проведена каталогизация документов, находящихся на хранении в архивном отделе, просмотрено 23 дела и составлено 39 карточек фонда Лугугинского городского совета. За аналогичный период 2018 года по каталогизации просмотрено 15 дел, составлено 20 карточек фондов;
- проведено два заседания Экспертной комиссии архивного отдела Администрации Лутугинского района Луганской Народной Республики;
- рассмотрен справочный аппарат к документам пяти фондов;
- рассмотрена одна инструкция по делопроизводству, четыре положения об экспертной комиссии, четыре положения об архивах, подготовлено 13 экспертных заключений;
- одобрено четыре номенклатуры дел в количестве 459 позиций. При проверке номенклатур дел проверена правильность составления заголовков и сроки хранения дел по Перечню. За аналогичный период 2018 года проведено одно заседание экспертной комиссии. Согласно Положению об экспертной комиссии заседания проводятся не реже четырех раз в год.
Кроме того, начальник отдела обратила внимание, что в архивный отдел поступило для исполнения 70 запросов социально - правового характера о подтверждении трудового стажа работы, о размере заработной платы и другим вопросам;
- подготовлено 70 архивных справок, из них: 59 положительных и 11 отрицательных.
- Самыми объемными запросами являются запросы по решениям местных советов и подготовке льготных справок по бесхозяйным документам, которые поступили в архивный отдел. Все запросы исполнены без нарушения сроков исполнения. Запросы социально - правового характера регистрируются в управлении – центре предоставления административных услуг и передаются для исполнения в архивный отдел. За аналогичный период 2018 года поступило и было исполнено 60 запросов социально - правового характера;
- ведется прием граждан;
- при ликвидации, реорганизации предприятий проводится работа с председателями ликвидационных комиссий по упорядочению документов;
- проведено 50 консультаций с ответственными за архив учреждений, организаций, предприятий и структурных подразделений Администрации Лутугинского района Луганской Народной Республики по вопросам упорядочения архивных документов. За аналогичный период 2018 года проведено 30 консультаций;
- проводится работа по упорядочению бесхозяйных документов Государственного открытого акционерного общества «Завод по ремонту горно - шахтного оборудования «Спутник», Дочернего предприятия Государственной холдинговой компании «Луганскуголь» и бесхозяйных документов Публичного акционерного общества «Пигмент», которые поступили на хранение в архивный отдел Администрации,- разъяснила Татьяна Турчина.
- Учитывая то, что на данный момент вышестоящими структурами не разработаны типовые номенклатуры, положения об экспертных комиссиях, положения об архивах для школьных и дошкольных образовательных учреждений, а архивному отделу необходимо рассмотреть документы 45 образовательных учреждений района, принято решение на уровне района разработать для образовательных учреждений методические рекомендации, образцы для выполнение данных объемов работ, - акцентировала Татьяна Леонидовна.
По информации Турчиной, архивным отделом проведена работа по составлению образцов положений об экспертных комиссиях, положений об архивах для образовательных учреждений и согласованию их с Государственной архивной службой Луганской Народной Республики. Совместно с Управлением образования района проводится работа по составлению образцов номенклатур для дошкольных и школьных учреждений. На протяжении года при создании новых документов используются резервные номера, предусмотренные в номенклатуре.
- Главная задача руководителей учреждений, организаций, предприятий и структурных подразделений Администрации Лутугинского района Луганской Народной Республики обеспечить учет и сохранность архивных документов, ведь это наша история и судьбы тысяч людей, - подытожила в ходе брифинга начальник архивного отдела Администрации Татьяна Турчина.
